1團(tuán)建會(huì)議記錄(班級(jí)智慧團(tuán)建工作會(huì)議記錄)
團(tuán)隊(duì)會(huì)議有多種用途：決策、頭腦風(fēng)暴、共享信息，甚至指導(dǎo)。他們?yōu)槟膱F(tuán)隊(duì)建立友情、聯(lián)系和方向。但是，有時(shí)，會(huì)議以及他們的團(tuán)隊(duì)會(huì)忘記最初的目的。
如果雜亂無章且運(yùn)行不善，整個(gè)會(huì)議可能失去焦點(diǎn)，并成為浪費(fèi)時(shí)間和員工抗拒的事情。然后你最不想讓你的團(tuán)隊(duì)覺得團(tuán)隊(duì)會(huì)議是浪費(fèi)他們的時(shí)間，讓他們遠(yuǎn)離更重要的工作。
對(duì)于糟糕的會(huì)議來說，參會(huì)者會(huì)覺得“生命太短暫了！”，相反，成為一名有效的會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者，并使用這些技巧從您的團(tuán)隊(duì)會(huì)議中獲得更多價(jià)值。
1、有限考慮團(tuán)隊(duì)合作，而不是枯燥的報(bào)告有時(shí)，您可能在每周會(huì)議中分享的許多信息可以通過另一種更方便的媒介輕松分享，例如，電子郵件等信息傳遞應(yīng)用程序。當(dāng)您將此信息發(fā)送給會(huì)議參與者時(shí)，他們可以自己閱讀。在電子郵件中保留不太重要的信息可以節(jié)省人們?cè)跁?huì)議中的時(shí)間。這意味著有更多的時(shí)間用于討論、指定戰(zhàn)略、團(tuán)隊(duì)建設(shè)和協(xié)作，而不是報(bào)告。富有成果的對(duì)話將接踵而至。您的團(tuán)隊(duì)可以花更多的會(huì)議時(shí)間來相互交流明智的想法，而不是花更少的時(shí)間來聽取統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和公告的雜貨清單。
2、分配會(huì)議角色召開一場富有成效的會(huì)議，通常需要做很多事情：做筆記、堅(jiān)持會(huì)議議程，確保每個(gè)人都被聽到。團(tuán)隊(duì)會(huì)議角色是將這些職責(zé)委派給不同團(tuán)隊(duì)成員的好方法，使會(huì)議順利進(jìn)行，同時(shí)也教你的團(tuán)隊(duì)如何領(lǐng)導(dǎo)，四個(gè)最重要的角色分別是：領(lǐng)導(dǎo)者、記錄著、計(jì)時(shí)員和質(zhì)疑者。如果您有每周一次的團(tuán)隊(duì)會(huì)議或站立會(huì)議，請(qǐng)考慮轉(zhuǎn)換角色以迫使團(tuán)隊(duì)成員以不同的方式思考并承擔(dān)新的任務(wù)。
領(lǐng)導(dǎo)者：負(fù)責(zé)指定會(huì)議議程并選擇會(huì)議地點(diǎn)和時(shí)間。他們還應(yīng)該發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)人都有空閑時(shí)間并發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)—GOODEEY的會(huì)議投票功能使這一過程變得更加容易。在會(huì)議期間，領(lǐng)導(dǎo)通過議程指導(dǎo)小組并保持積極的會(huì)議環(huán)境。最后，他們說明接下的步驟并分配行動(dòng)項(xiàng)目。記錄員：負(fù)責(zé)會(huì)議前的議程協(xié)作和共享。在會(huì)議期間，他們記下了行動(dòng)項(xiàng)目、結(jié)論和決定。之后他們編寫、組織和分發(fā)筆記。計(jì)時(shí)員：負(fù)責(zé)確保會(huì)議按時(shí)進(jìn)行。他們?yōu)樽h程的每個(gè)部分分配了待定的時(shí)間范圍。在會(huì)議期間，如果每個(gè)部分的時(shí)間不多了，他們會(huì)提醒小組成員，并且管理視覺輔助設(shè)備（幻燈片、屏幕共享等）。質(zhì)疑者：負(fù)責(zé)挑戰(zhàn)團(tuán)隊(duì)的假設(shè)和想法。即使他們同意一個(gè)決定，他們?nèi)匀粫?huì)問一些問題，這些問題會(huì)引起小組成員對(duì)其有效性的思考。將此角色視為對(duì)會(huì)議組成部分的質(zhì)量測(cè)試。（這也是會(huì)議最精彩的環(huán)節(jié)）當(dāng)您的團(tuán)隊(duì)成員在會(huì)議期間承擔(dān)責(zé)任時(shí)，他們會(huì)更多的參與其中。就像創(chuàng)業(yè)公司的投資者一樣，他們與創(chuàng)業(yè)公司的成功息息相關(guān)。因此，當(dāng)您以明確的目的設(shè)立團(tuán)隊(duì)會(huì)議角色時(shí)，參與度和效率也會(huì)提高。
在您創(chuàng)建會(huì)議議程之前，請(qǐng)向您的整個(gè)團(tuán)隊(duì)征求意見。也許他們有他們想要充實(shí)的想法或他們想要進(jìn)行的想法討論。或者也許他們想花時(shí)間學(xué)習(xí)一些可以幫助他們?cè)诮巧邪l(fā)展的東西。
例如，也許您管理的銷售代表確實(shí)想學(xué)習(xí)基本的文案，但因?yàn)橹滥苊Χ鴽]有表達(dá)出來。當(dāng)你問他們想如何度過一些會(huì)議時(shí)，他們可能會(huì)告訴你中肯的意見。最重要的是，當(dāng)您征求團(tuán)隊(duì)成員的意見時(shí)，他們會(huì)感受到尊重。
4、創(chuàng)建會(huì)議議程—GOODEEY會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)上傳會(huì)議附件功能您的會(huì)議議程應(yīng)概述您的團(tuán)隊(duì)將在整個(gè)會(huì)議期間做什么，以及他們打算實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。它應(yīng)該在會(huì)議召開前一天分發(fā)給每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員。如果您在創(chuàng)建會(huì)議議程方面需要幫助，可以進(jìn)入GOODEEY操作指南尋求幫助。
想創(chuàng)建可靠的會(huì)議議程，需包括一下內(nèi)容：
會(huì)議日程：除了說明會(huì)議的結(jié)束和開始時(shí)間外，還可以嘗試將會(huì)議分解為定時(shí)小節(jié)。例如，也許您在前10分鐘分享新聞，然后在接下來的30分鐘內(nèi)解決問題，最后留出10分鐘用于提問或想法交流。地點(diǎn)：如果您通過視頻會(huì)議平臺(tái)開會(huì)，請(qǐng)確保每個(gè)人都可以訪問該鏈接。如果您通過GOODEEY預(yù)訂會(huì)議，您可以自動(dòng)的將企業(yè)微信、釘釘、OA、OUTLOOK等其他平臺(tái)添加到邀請(qǐng)中）與會(huì)者名單：讓每個(gè)人都知道誰來了。此外，有選擇性是值得的。如果有人參加會(huì)議既不會(huì)獲得利益也不會(huì)貢獻(xiàn)價(jià)值，請(qǐng)將他們排除在名單之外，讓他們從事當(dāng)前的工作。會(huì)議目的：定義您實(shí)際召開會(huì)議的原因。如果您想不出一個(gè)很好的理由來托管一個(gè)，請(qǐng)考慮跳過它。沒有人愿意在特們可以提前完成一天的工作時(shí)坐在那里玩弄他們的拇指一個(gè)小時(shí)。明確的議程項(xiàng)目和目標(biāo)：標(biāo)記任何需要做出的決定、必須解決的問題或必須理解的信息。在會(huì)議結(jié)束時(shí)，你應(yīng)該已經(jīng)完成了這個(gè)目標(biāo)。重要的是要記住召開會(huì)議的原因有很多，您需要向您的團(tuán)隊(duì)說明您在召開哪種類型的會(huì)議，以及他們?cè)谄渲械慕巧?/p>
作為團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者，您需要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)安全的環(huán)境，讓您的團(tuán)隊(duì)感到被傾聽和尊重。您需要保護(hù)他們發(fā)表意見的機(jī)會(huì)，并檢查您團(tuán)隊(duì)中的干擾者。有些人更愿意在公共場合發(fā)言。有些不是。大多數(shù)情況下，您需要為后者提供交談的機(jī)會(huì)。
為此，您可以首先在會(huì)議期間詢問您的團(tuán)隊(duì)是否有任何要分享的內(nèi)容。然后，在會(huì)議議程中，您可以為這些人安排時(shí)間段。此外，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，您可以繞一圈，讓每個(gè)人都有機(jī)會(huì)說出任何想法。與其說“最后的想法？”，不如直接叫他們的名字，讓他們知道輪到他們說話了。你最不想要的就是讓天才的想法隱藏在團(tuán)隊(duì)中更內(nèi)向的成員的腦海中。
6、改變你的會(huì)議議程順序您的團(tuán)隊(duì)會(huì)議不必總是遵循相同的時(shí)間表。這可能會(huì)變得單調(diào)。每隔一段時(shí)間，用一些特別的東西來激勵(lì)和教育你的團(tuán)隊(duì)。一些嘗試的想法包括：
邀請(qǐng)演講嘉賓觀看相關(guān)的演講去現(xiàn)場吃午飯慶祝某人的表現(xiàn)或成就教你的團(tuán)隊(duì)一項(xiàng)新技能為它增添趣味是讓您的團(tuán)隊(duì)從日常工作中獲得樂趣的好方法。此外，他們會(huì)期待您的會(huì)議。
團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通和理解是高效團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵因素，尤其是在經(jīng)理和直接下屬之間。要讓您的團(tuán)隊(duì)談?wù)撍麄兊母惺堋⑻魬?zhàn)和需求，請(qǐng)?jiān)诿吭碌膱F(tuán)隊(duì)會(huì)議提出一下問題：
這個(gè)月我們最大的成就是什么？這是一個(gè)很好的機(jī)會(huì)來慶祝和對(duì)出色的工作感到滿意。此外，這是一個(gè)以有意義的方式反思您的團(tuán)隊(duì)或公司價(jià)值觀的機(jī)會(huì)。如果您的成就與核心價(jià)值一致，請(qǐng)向團(tuán)隊(duì)提及，以便他們進(jìn)一步優(yōu)化。這個(gè)月我們最大的挑戰(zhàn)是什么？每個(gè)團(tuán)隊(duì)都會(huì)遇到一些挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)會(huì)阻礙他們朝著目標(biāo)前進(jìn)。不言而喻，這些挑戰(zhàn)將繼續(xù)阻礙生產(chǎn)力，同時(shí)也會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)的士氣產(chǎn)生負(fù)面影響。因此，公開挑戰(zhàn)，并找出克服挑戰(zhàn)的辦法至關(guān)重要。哪些資源可以幫助您成功？許多員工覺得，如果他們能夠更好地獲得技術(shù)和其他提高效率的資源，他們就能更有效地完成工作。弄清楚您的團(tuán)隊(duì)想要什么。如果它合理且在預(yù)算范圍內(nèi)，請(qǐng)考慮如何為他們購買它。公司有哪些可以改進(jìn)的地方？人們可能會(huì)抑制對(duì)公司及其文化、優(yōu)先事項(xiàng)或戰(zhàn)略的負(fù)面情緒。如果他們不發(fā)表意見，什么都不會(huì)改變，所以你需要推動(dòng)他們說出自己的想法。當(dāng)然，如果您已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)然團(tuán)隊(duì)成員能夠安全地分享他們的想法的環(huán)境，那么這些問題只會(huì)產(chǎn)生積極和有用的答案。
8、隨時(shí)隨地地突出您地會(huì)議議程進(jìn)度在您完成會(huì)議時(shí)，提供有關(guān)您在議程中的位置的實(shí)時(shí)更新。例如，當(dāng)您完成主題一時(shí)，請(qǐng)讓與會(huì)者非常清楚您現(xiàn)在正在進(jìn)入主題二。要結(jié)束第一部門，請(qǐng)回顧您的團(tuán)隊(duì)做出的結(jié)論和決定。這將幫助每個(gè)人將討論的內(nèi)容內(nèi)化，并在您進(jìn)入會(huì)議的下一部分時(shí)重新激發(fā)他們的參與和注意力。
每次會(huì)議結(jié)束后，向團(tuán)隊(duì)成員征求反饋意見。他們的回答將幫助您持續(xù)提高團(tuán)隊(duì)會(huì)議的效率。要發(fā)現(xiàn)改進(jìn)的方法，請(qǐng)?zhí)岢鲆韵聠栴}：
什么有效，什么無效？下次我們可以做些什么來提高效率？議程項(xiàng)目**有實(shí)質(zhì)性的幫助嗎？有沒有我們能可以通過其他方式分享的信息？讓您的團(tuán)隊(duì)成員知道他們的意見時(shí)有價(jià)值的。這是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的努力。他們需要告訴你你的會(huì)議需要在哪里調(diào)整。
10、跟進(jìn)行動(dòng)項(xiàng)目如果沒有人對(duì)您在會(huì)議期間指定計(jì)劃采取行動(dòng)，您只是浪費(fèi)了一個(gè)小時(shí)而已。并不是人們疏忽了自己的職責(zé)。更多的是其他事情出現(xiàn)了，他們忘記了。
因此，請(qǐng)考慮設(shè)置提醒，在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)向您的團(tuán)隊(duì)成員發(fā)送電子郵件，以檢查他們是否完成了他們的行動(dòng)項(xiàng)目。更好的是，在您的項(xiàng)目管理平臺(tái)中為團(tuán)隊(duì)成員的行動(dòng)項(xiàng)目分配截至日期。這樣他們就會(huì)記住這樣做，并且您的會(huì)議實(shí)際上會(huì)為下一次會(huì)議產(chǎn)生切實(shí)的結(jié)果。
有人需要記錄所有會(huì)議記錄，總結(jié)要點(diǎn)等，然后發(fā)送會(huì)議紀(jì)要（討論的所有重要信息）。通過這種方式，人們可以重新了解做出的決定，他們需要對(duì)工作做出哪些改變以及任何其他關(guān)鍵細(xì)節(jié)。這對(duì)于那些在會(huì)議期間容易分區(qū)的人特別有用。現(xiàn)在他們可以在一個(gè)整潔的文檔中查看他們遺漏的內(nèi)容。
12、建立社區(qū)您的團(tuán)隊(duì)是一個(gè)微型社區(qū)。你們都互相依賴。你們一起朝著相同的倡議努力。你們有彼此的支持，無論是捍衛(wèi)他們還是輕輕推動(dòng)他們向前發(fā)展。您的會(huì)議是建立團(tuán)隊(duì)價(jià)值觀和建立個(gè)人聯(lián)系的絕佳機(jī)會(huì)—加深您的社區(qū)。
因此，鼓勵(lì)討論，讓每個(gè)人都樂于分享他們對(duì)公司及其發(fā)展軌跡的看法，并享受看著你的團(tuán)隊(duì)開玩笑并提出可能會(huì)奏效的想法。
總結(jié)：舉行有效的團(tuán)隊(duì)會(huì)議離不開便捷的軟件助手—GOODDEEY會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)，讓您在找聯(lián)系人的時(shí)候一個(gè)按鈕即可掌握，會(huì)議通知時(shí)，群發(fā)推送即可參會(huì)人員收到會(huì)議通知。
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