綜合辦公室籌備的企業(yè)團(tuán)建活動，昨天順利結(jié)束，不過仔細(xì)推敲細(xì)節(jié)打磨，還是存在很多問題，借助這次總結(jié)，將籌備活動明細(xì)及主要注意點進(jìn)行仔細(xì)說一說。

開始主題話題之前，我想與讀者朋友說一說為什么要進(jìn)行此次活動“總結(jié)”或是“思考”？

我們做事的過程中，做著做著，慢慢會忘了根本的目的，只隨著現(xiàn)有過程的自然推移而走，慢慢腐蝕、老化。

而“思考”就是將我們從現(xiàn)有的環(huán)境中拉出來，往遠(yuǎn)處退，看看自己，看看別人，再看一看環(huán)境，回顧已有的差錯進(jìn)行修正。

晚清名臣曾國藩，一生修身律己，常做的三件事，其中之一就是“靜思”，點上一柱香，靜思獨坐，把發(fā)生的重要的事情捋一捋，他許多為人處世、治學(xué)從政的體會和方法，便都在此中獲得。

所以，靜心思考很重要。

本次總結(jié)小型年會/團(tuán)建活動背景：地址是某酒店大包間，邀約有市政部門某領(lǐng)導(dǎo)，有簡要活動流程，還有用餐安排。

接到任務(wù)后，要開內(nèi)部籌備會

活動再小，也需事先內(nèi)部開會，籌備會的主要目的是訂出總體要求，內(nèi)部分工及各工作環(huán)節(jié)的注意事項。

活動分工及各工作注意事項明確

綜合文字負(fù)責(zé)者

主要內(nèi)容包括活動流程起草、發(fā)言稿起草、主持詞及新聞稿等；

注意事項有3點：

新聞稿時間要求：除去特殊情況可放到第二天外，新聞稿需要活動當(dāng)日發(fā)布；要與現(xiàn)場攝影師提前溝通，新聞稿配圖需要哪些人、環(huán)節(jié)及環(huán)境的照片；邀約的市政領(lǐng)導(dǎo)，來或不來存在很大客觀因素，所以活動流程及主持詞在會開才可最終確認(rèn)，要有一個心理準(zhǔn)備。

現(xiàn)場布展負(fù)責(zé)者

主要內(nèi)容包括年會主背景、餐簽、引導(dǎo)牌、酒店電視屏畫面及活動現(xiàn)場布置；

注意事項有四點：

要去現(xiàn)場看，包括包間大小，餐桌擺設(shè)、投影等需要看，根據(jù)現(xiàn)場環(huán)境選擇布置裝飾類的風(fēng)格，比如包間窗簾屬暗色系，那么主畫面、氣球等需要選擇亮色系；主席臺后面要著重布置-因為所有發(fā)言在這里，布置的好壞，將直接影響拍攝及后期宣傳的高大上；內(nèi)部活動一般溫馨為主，桌面盡量放一些糖果；主要領(lǐng)導(dǎo)的餐簽盡量使用印刷版，并備空白餐簽，有臨時參會的，可用水印筆寫名字放置；所有廣告物料品，畫面尺寸有大小，但需要與主背景一樣，統(tǒng)一風(fēng)格，才顯統(tǒng)一大氣。

現(xiàn)場服務(wù)負(fù)責(zé)人

主要內(nèi)容包括與酒店對接，涼菜、熱菜上桌的時間，用酒，并需要充當(dāng)禮儀工作。

注意事項有四點：

要熟悉用餐包間電梯及衛(wèi)生間位置；領(lǐng)導(dǎo)到門口做好迎接，并引導(dǎo)座位席坐下；被邀事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)起身向其他桌席敬酒時，要起身帶領(lǐng)作陪（必須是綜合辦公室主任）；用餐用酒要多備，不足時，及時匯報并聯(lián)絡(luò)填取。

攝影宣傳負(fù)責(zé)人

主要內(nèi)容即是對現(xiàn)場跟進(jìn)拍攝。

注意事項有兩點：

訂出拍攝范圍，比如活動各個環(huán)節(jié)（主持人、發(fā)言者等）發(fā)言、現(xiàn)場總景，現(xiàn)場細(xì)節(jié)，參會人員部分精彩鏡頭；來訪嘉賓不上臺發(fā)言的，也需拍照。

有了籌備會、分工安排及各分工事務(wù)的要求，全體籌備人員就有了“定海神針”，不在一頭霧水，整裝待發(fā)，那么籌備也會更容易獲得好的效果。

以上，

祝好。

歡迎關(guān)注@綜合辦公室主任，6年主任實戰(zhàn)經(jīng)驗，通關(guān)辦公室各類技能。公~眾~號：綜合辦公室主任